Come scegliere la location giusta per un evento aziendale

Vuoi organizzare un evento aziendale di successo? La prima cosa da fare è scegliere la location giusta riducendo al minimo il margine di errore. Una location infatti non vale l’altra e se bisogna organizzare un evento perfetto, che sia un meeting di lavoro o una festa aziendale, bisogna tenere in considerazione alcuni fattori. Prima di tutto: la posizione, la dimensione e infine la tipologia della location. Ma non è tutto! Ci sono da considerare anche il budget, i tempi di prenotazione e le attrezzature. 

Un servizio offerto da Nikal, che assiste la propria clientela nell’organizzazione di eventi di successo, gestendo tutto con professionalità e competenza, evitando al cliente le varie preoccupazioni legate alla pianificazione.

La posizione della location

Posizione giusta per location di evento aziendale

La location deve trovarsi in un posto facilmente raggiungibile, considerando - a seconda dei mezzi con cui arriveranno gli ospiti - la vicinanza di aeroporti, ferrovie, fermate bus o metro, o se la zona è servita da autostrade e parcheggi per chi si sposterà in auto. Si può anche optare per una location fuori porta, lontana dal caos cittadino, per favorire un meeting più intimo. In questo caso però è bene organizzare al meglio gli spostamenti dei partecipati.

Le dimensioni della sala

Individuata la location, si passa a considerare il secondo fattore importante: le dimensioni della sala. In base al numero dei partecipanti va scelta una sala con una capienza media. Se troppo piccola c’è il rischio che i posti a sedere non bastino. Se troppo grande, invece, si potrebbe avere la sensazione di trovarsi in un ambiente dispersivo o si darebbe modo agli ospiti di poter pensare che l’evento non abbia avuto successo se la sala non viene riempita del tutto. 

A proposito di questo, per evitare di sbagliare si possono raccogliere delle adesioni con anticipo e poi procedere con la prenotazione della sala. Si possono fare eventi a numero chiuso o dare una deadline, che aiuta a stimolare i partecipanti nel fermare subito il proprio posto, evitando iscrizioni all’ultimo minuto che possano mettere in crisi l’organizzazione dell’evento.

La tipologia della location

La tipologia della location dipende dal tipo di evento che si vuole organizzare. Se si cerca di creare un gruppo coeso si può scegliere un agriturismo che garantisce privacy e poca distrazione; se si cerca una location di alto profilo un hotel a 5 stelle è sicuramente una buona soluzione; se invece l’evento vuole essere di lusso e rifarsi alla tradizione si può puntare su ambientazioni storiche. 

Bisogna anche considerare che le location situate al centro di una città permettono agli ospiti di uscire e visitare il posto. In alternativa, una scelta fatta fuori dal centro abitato comporta un’organizzazione del tempo degli ospiti anche per altre attività non legate al meeting.

Budget e sopralluoghi

Che sia una festa aziendale o un meeting di lavoro e formazione, bisogna assolutamente tener conto del budget a disposizione, in modo da poter fare le scelte giuste e non sforare con la quota a disposizione per l’evento. Poi, facendo dei sopralluoghi, ci si può rendere conto sia dell’aspetto estetico (che non va mai trascurato) sia degli spazi a disposizione e anche delle attrezzature che si possono utilizzare (es. wi-fi, maxi schermi, postazioni pc e altri strumenti tecnologici ecc.).

Vanno controllate con cura anche la luminosità della sala e la presenza di barriere architettoniche. Organizzare per tempo l’evento permette di muoversi e di preparare tutto con calma, avendo anche più tempo per comunicare e raccogliere le adesioni.

La riuscita di un evento

Evento aziendale di successo

Nella scelta una location adeguata e piacevole, per la riuscita di un evento è importante tenere conto anche dell’atmosfera e dei servizi: creare l’atmosfera giusta per gli ospiti e dare loro tutti i servizi necessari se non previsti.

Ad esempio, luoghi per pernottare nelle vicinanze se la sala scelta non è all’interno di una struttura facilmente raggiungibile o posti in cui poter mangiare se non è possibile allestire un catering o usufruire di una zona ristoro. Per questo la scelta di una sala deve tener conto anche della possibilità di avere tanti spazi a disposizione che siano versatili in base alle proprie esigenze.

 

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    consigli per organizzare il convegno successo

    7 Consigli per organizzare il convegno perfetto tratti dalla nostra esperienza

    Organizzare un convegno è complicato.

    Bisogna scegliere la location giusta, i fornitori, i relatori, gli spettatori, luci, colori, occorre avere tutto sotto controllo, essere multitasking, ben organizzati e pronti a risolvere qualsiasi imprevisto.

    Per l’azienda organizzatrice fallire un convegno significa dare una brutta impressione del proprio operato, al contrario un evento riuscito è sinonimo di organizzazione, competenza e professionalità.

    Ecco perché spesso conviene trovare un partner di fiducia che sappia trasmettere il proprio know how e prendere in mano le redini di una pianificazione traballante.

    Lo sanno bene i nostri esperti organizzatori qui a Nikal FM.

    “Ogni convegno è unico e presenta dinamiche nuove che vanno affrontate con estrema precisione ed elasticità.”

    Hai mai pensato a cosa può comportare la scarsa riuscita del tuo evento? Prova a riflettere sulle conseguenze: affrontare dei fornitori inferociti, opportunità di business mancate, sfiducia agli occhi di potenziali partner o la brutta figura con gli spettatori.

    Grazie all’esperienza accumulata in questi ultimi 30 anni di attività abbiamo deciso di condividere alcuni consigli preziosissimi che abbiamo imparato sul campo per pianificare il tuo convegno di successo.

    #1 Conosci il tipo di evento che stai organizzando

    Jared Spool, scrittore ed esperto formatore americano, suggerisce l’esistenza di cinque tipi di evento diverso. Secondo lo scrittore il tipo di evento determina la sede, il prezzo del biglietto, il target di spettatori e molte altre variabili che ne definiscono l’unicità.

    Eventi della comunità tribale: sono cose come il vertice IA, UXPA e Interactions. Lo scopo principale è quello di riunire persone che condividono un legame comune sul lavoro che svolgono. In molti casi, i partecipanti non incontrano nessun altro che faccia ciò che fanno eccetto in una conferenza come questa. Il programma riguarda in genere la condivisione di esperienze e tecniche.

    Eventi di networking: questo è quello che le community fanno per portare le persone nella stessa stanza. Il programma svolge un ruolo secondario rispetto alle attività sociali, qui le persone si riuniscono per incontrarsi e salutare, vedere e farsi vedere. Le lunghe pause e la zona reception sono più importanti del contenuto informativo degli interventi.

    Eventi fieristici: si tratta di veri e propri negozi temporanei per la vendita e il commercio. La presentazione dei prodotti è significativamente più importante degli interventi, che di solito sono informazioni commerciali pagate dagli sponsor. Macworld e CES sono due esempi di eventi fieristici.

    Eventi educativi: questi sono i luoghi in cui i partecipanti vengono a imparare nuove conoscenze e abilità. Hanno una forte enfasi su chi sono i relatori e gli argomenti. Gli elementi sociali per il networking sono minimizzati, ma ancora presenti. La maggior parte delle conferenze di professionisti sono educative.

    Eventi accademici: si tratta di conferenze volte a ottenere crediti editoriali. Esempi sono CHI, UIST e SIGGRAPH. I lavori devono essere sottoposti a una revisione e pubblicati in un volume per consentire agli autori di ottenere il credito di cui hanno bisogno per completare i loro studi.

    — Jared Spool

    #2 Organizza un team strutturato

    organizzazione team evento congresso

    Attento a non caricare di eccessiva responsabilità un singolo o troppe poche persone. Crea una gerarchia e affida il comando ai più esperti, dividi in gruppi e nomina dei responsabili di area. La cura e l’ospitalità degli oratori, le sponsorizzazioni, il design, il budget, i volontari, i contenuti, le pubbliche relazioni, i biglietti, i servizi legali e molto altro ancora sono aspetti che vanno tenuti sempre in considerazione. Non sottovalutare la parte back office, crea un team apposito in grado di prendere in carico l’imponente parte amministrativa.

    #3 Sii un esempio per il team

    Circondati di persone che condividono i tuoi stessi valori, le convinzioni e gli obiettivi e crea un team solido formato da componenti che si aiutano tra di loro. Il carattere ed il comportamento degli organizzatori influiscono molto sull’esperienza del convegno. Sii un un esempio per il tuo team, motiva i tuoi compagni e non perdere mai la pazienza!

    #4 Il tuo convegno è un Business

    Che sia un evento gratuito, un webinar o una conferenza internazionale annuale, si tratta sempre di affari che direttamente o indirettamente possono portarti a stringere importanti partnership commerciali. Specialmente in caso di eventi free ricordati di comunicare nella maniera corretta i metodi di accredito e disdetta di partecipazione. Eviterai così di sprecare la poltrona di un tuo futuro partner e ottimizzerai i costi.

    #5 Pianificazione del budget

    pianifica raccolta feedback

    Quanto costa organizzare un convegno? Il budget di un convegno ha molti fattori da prendere in considerazione. Ti abbiamo preparato una checklist per ricordati le principali attività da preventivare:

    • Affitto sede;
    • Salario del personale;
    • Spese di marketing;
    • Gadget aziendali;
    • Spese di registrazione;
    • Trasporto aereo e terrestre;
    • Alloggi;
    • Cibo e bevande;
    • Intrattenimento e ricreazione;
    • Altoparlanti;
    • Formazione del personale;
    • Tasse e costi amministrativi;
    • Apparecchiature audiovisive e costi di produzione;
    • Costi informatici / Internet.

    Oppure…

    Lasciaci organizzare la tua conferenza-evento e togliti qualsiasi problema di organizzazione, amministrativo o questioni legali complesse. Affidati al nostro servizio di Organizzazione eventi e al nostro team di esperti.

    #6 Progetta come raccogliere i feedback

    Una volta concluso l’evento il lavoro non è finito. Raccogliere i feedback è un valore importante per apprendere dall’esperienza degli spettatori e migliorare gli eventi futuri. Pianifica e metti in atto una procedura per raccogliere feedback e organizzare i dati tenendo conto anche del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) .

    Ecco due suggerimenti:

    1. Raccogli i feedback con una mail automatica che invierai alla lista dei tuoi contatti;
    2. Distribuisci un modulo di feedback durante le pause dell’evento per ricevere feedback direttamente sul posto.

    #7 L’abito non fa il monaco

    Non credere ciecamente che un hotel tradizionale o un centro congressi siano la soluzione migliore. Pensa innanzitutto alle esigenze e ai vincoli specifici dell'evento, quindi cerca una sede che soddisfi tali esigenze. Assicurati un luogo che offra più libertà possibile e che non costi una fortuna.

    Ti siamo stati d’aiuto? Siamo lieti di aver condiviso una piccola parte di quello abbiamo imparato sul campo. Continua a seguirci per conoscere di più su come organizzare convegni ed eventi aziendali di successo.

     

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