Quando aziende, associazioni o personaggi pubblici hanno informazioni o notizie importanti da comunicare ai giornalisti e ai media organizzano una conferenza stampa. Si tratta di un appuntamento in cui i maggiori organi di informazione vengono invitati a partecipare dal vivo (in una sede scelta), o come sta avvenendo in questo periodo in cui sono vietati gli assembramenti, da remoto (si fornisce un link con una mail per accedere a una canale specifico). Ma come va organizzata una conferenza stampa? Noi di Nikal Solutions sappiamo bene quali aspetti vanno curati per una buona riuscita dell’evento. Ecco nel dettaglio i suggerimenti più importanti per una conferenza stampa perfetta.

Conferenza stampa: il motivo

Quando si decide di indire una conferenza stampa alla base c’è qualcosa di importante da comunicare: ad esempio il lancio di un prodotto nuovo, un cambio al vertice di un’azienda, oppure un evento di rilevanza o ancora un progetto.

Una buona motivazione assicura anche il successo di una conferenza stampa in termini di presenza e di ottimi contenuti che verranno pubblicati. Inoltre, è importante invitare i giornalisti giusti in base al settore di competenza, in modo che il pubblico presente sia davvero interessato all’argomento oggetto della conferenza.

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Tempistiche

È essenziale prima di tutto verificare che nel giorno e nell’ora in cui fisseremo la conferenza stampa non ci siano altri grandi eventi in programma. Una volta scelti il giorno e la location, bisognerà fissare l’orario: è preferibile la mattina, tra le 10 e le 12, per dare modo ai giornalisti intervenuti di poter scrivere l’articolo o preparare un servizio televisivo nell’arco della giornata. Va considerato che ogni testata ha le sue tempistiche lavorative.

L’invito a partecipare deve essere inviato ai giornalisti almeno 5 o 7 giorni prima, meglio se di venerdì, in modo che possano avere il tempo di organizzare la propria agenda settimanale e fissare l’impegno per tempo.

Uno o due giorni prima è preferibile fare un recall per ricordare l’appuntamento ai giornalisti o alle redazioni. È bene effettuare una chiamata, e non inviare solo una e-mail, per procedere con gli accrediti, dare qualche informazione che incuriosisca e tenere un rapporto diretto.

Giornalisti in conferenza stampa

Sala e accrediti stampa

La conferenza stampa va organizzata in sede o in una location che sia abbastanza centrale o facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici. È importante che la sala abbia la capienza giusta per accogliere tutti gli invitati e che all’interno sia tutto predisposto e funzionante: ad esempio video proiettori, microfoni, tavolo relatori ecc.

Prima di consentire l’accesso alla sala, i giornalisti devono registrare la partecipazione su una tabella, lasciando tutti i dati di contatto. Si può anche decidere di effettuare una diretta streaming per chi non può intervenire in sala, in questo modo si amplierà il proprio pubblico. Questo sistema è molto utile in caso di gravi problematiche, ad esempio la pandemia da Coronavirus o importanti scioperi dei mezzi di trasporto, ma non deve privarci dei giornalisti in sala.

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Contenuti

La conferenza deve durare al massimo un’ora. Ci sarà un moderatore a condurre gli interventi dei relatori. Al termine bisogna lasciare del tempo alla stampa di poter fare domande per avere chiarimenti in merito alle dichiarazioni rilasciate o al materiale inviato in precedenza come press kit (comunicato stampa, dati, materiale video o fotografico inserito in una pennetta usb, slide ecc.) o consegnato al momento di entrare in sala.

Bisogna anche considerare che ogni giornalista potrebbe aver bisogno di interviste (pensiamo ad esempio alle tv e alle radio, o a chi produce lanci sui social) o dichiarazioni specifiche. In questo caso di possono gestire brevi interviste singole, oppure a piccoli gruppi per andare incontro alle esigenze delle singole testate.

Piccoli consigli

In caso di eventi importanti, può essere molto utile lanciare un proprio hashtag, e invitare la stampa ad utilizzarlo. Questo aiuta a monitorare tutte le discussioni in rete riguardanti l’evento. In base anche al budget che si ha a disposizione, è possibile prevedere al termine della conferenza stampa un piccolo buffet per concludere la giornata facendo pubbliche relazioni.

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