Gestire un magazzino può sembrare uno scherzo da ragazzi, ma invece è un lavoro molto complesso, che richiede un lavoro di “squadra” e una suddivisione dei compiti piuttosto dettagliata. L’organizzazione è, quindi, una parola chiave in questo tipo di attività che prevede diverse fasi di lavoro e l’interazione di alcune figure professionali.

Quando si fa riferimento alla gestione del magazzino dobbiamo considerare tutte quelle attività che vanno dallo spostamento delle merci alla fatturazione. Più l’azienda è grande e più la gestione sarà difficile e complessa. Ma ci sono anche altri fattori che influiscono, come la natura delle merci e la varietà. Inoltre la disorganizzazione può portare a ritardi nelle consegne e a creare malcontento tra i clienti.

Quindi nella gestione del magazzino va monitorato non solo il flusso di merce in entrata e in uscita, ma anche tutta una serie di operazioni che fanno parte della catena. Può accadere che alcune aziende preferiscano dare la gestione del magazzino in full outsourcing, ovvero la totale gestione a società esterne. In pratica l’azienda delega tutta questa attività a un operatore specializzato. Oppure in outsourcing house: l’azienda in questo caso usufruisce di competenze esterne ma presso la propria struttura.

Qual è il vantaggio della gestione in outsourcing?

Sicuramente economico, c’è un notevole contenimento dei costi (soprattutto con la formula full outsourcing) e una maggiore efficienza, visto che ci si affida a professionisti del settore che hanno tutta una serie di strumenti a disposizione. Ogni lavoro nel magazzino comporta una gestione delle anagrafiche di clienti e fornitori, di prodotti e listini prezzi. E poi ancora preventivi, ordini, documenti di trasporto, fatture, carichi e scarichi. Va tenuta sotto controllo anche la rotazione delle merci, in base anche al deterioramento e alla richiesta sul mercato.

Per organizzare al meglio un magazzino, quindi, sono necessari:

  • Un piano di logistica, un progetto tecnico e operativo per disporre dei dati in maniera facile;
  • Un controllo degli ordini di acquisto e delle scadenze,
  • Creare cataloghi personalizzati rende il magazzino efficiente;
  • La registrazione di tutti i beni in entrata e in uscita;
  • Imballaggi e confezionamenti adeguati al tipo di merce e di spedizione;
  • Conservazione e stoccaggio della merce in base alle norme del settore;
  • Consegna e distribuzione nei tempi giusti;
  • Inventario del magazzino, per tenere sotto controllo tutte le attività e gestire la contabilità.

Tutto questo lavoro è possibile grazie all’impiego di personale specializzato e qualificato; al rispetto di tutte le norme per la sicurezza della struttura (è fondamentale lavorare in un ambiente sano utilizzando tutte le protezioni necessarie, oltre ad effettuare revisioni e manutenzioni sui macchinari); ai metodi per tenere in ordine tutta la documentazione di riferimento; e a una logistica che funzioni a dovere nel coordinare tutte le attività della catena di distribuzione.

La gestione del magazzino in outsourcing, quindi, è vantaggiosa per le aziende, che hanno minori costi e responsabilità, una migliore qualità dei servizi e ottimizzazione del lavoro. Il cliente non guarda solo alla qualità del prodotto che riceve, ma anche all’efficienza del servizio di trasporto e consegna.

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