La receptionist è solitamente la prima figura con cui il cliente di un’azienda o di un’impresa viene in contatto. Il suo compito principale è accogliere il cliente al suo arrivo e indirizzarlo verso la persona o il servizio più appropriato. Conosciamo nello specifico chi è una receptionist e di cosa si occupa.

Receptionist: chi è?

La receptionist è una figura professionale specializzata nell’accoglienza e nel primo contatto con la clientela. Solitamente la sua postazione si colloca all’entrata di uffici, aziende, hotel, ristoranti, studi professionali e altre realtà dotate di un’area ricettiva all’ingresso. In genere questa figura è inserita all’interno di un team aziendale, ma può anche essere contattata tramite ditte esterne. Come Nikal Solutions, che offre receptionist altamente qualificate in grado di garantire un servizio di alta qualità.

Competenze necessarie

Le competenze necessarie richieste a chi opera in reception riguardano la preparazione e l’educazione, indispensabili per interfacciarsi con la clientela. Per prima cosa una receptionist deve essere sempre gentile e sorridente: l’immagine è fondamentale, e un sorriso garbato e piacevole può fare la differenza anche nella risoluzione dei problemi. Deve anche essere preparata, con un’ottima dialettica, capacità di problem solving e in grado di rapportarsi in modo proattivo. Deve saper comunicare e comprendere le richieste dell’utente per poterlo indirizzare nel modo giusto. La receptionist è la prima figura che rappresenta l’identità di un’azienda, e un bel sorriso è la chiave d’accesso per far sì che i clienti ne abbiano subito una buona prima impressione.

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Cosa fa una receptionist

La receptionist è il biglietto di visita di un’impresa. Oltre ad una cortese accoglienza, in base al tipo di azienda le mansioni richieste sono:

  • fornire informazioni generali al cliente e indirizzarlo in base alle sue esigenze
  • accompagnare l’utente all’interno dell’edificio, nel luogo di destinazione (ufficio, stanza o reparto)
  • gestire telefonate, posta elettronica, fax e appuntamenti
  • provvedere all’immissione di dati, fatturazione e contabilità
  • organizzare e coordinare riunioni interne all’azienda
  • in alcuni casi, promuovere servizi e/o prodotti della società

Accoglienza, assistenza e organizzazione: il ruolo della receptionist è dunque fondamentale per l’immagine e la credibilità di un’azienda. Una buona mediazione con il cliente costituisce il primo passo per un rapporto di collaborazione e partnership duraturo.

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