Receptionist virtuale accoglienza clienti

Receptionist virtuale: la nuova frontiera che affianca l’accoglienza clienti

L’ultima novità nel campo dell’accoglienza dei clienti è la receptionist virtuale, che affianca e non sostituisce del tutto il personale aziendale, ma che in alcuni punti della struttura consente di guidare e supportare il visitatore all’interno della sede. Questo servizio, quindi, sta cambiando e si sta trasformando in qualcosa di originale e innovativo, ma senza tralasciare il contatto umano. Molte aziende, infatti, attuano un’accoglienza al cliente mista, proprio perché il ruolo della reception è e rimane fondamentale, costituendo il primo punto di incontro con i clienti.

Il servizio offerto da Nikal

Tutte le aziende, generalmente, hanno la reception all’entrata del proprio edificio. Una volta ricevute le indicazioni per raggiungere la sala o l’ufficio di proprio interesse, il visitatore lascia l’accoglienza ma soprattutto nelle strutture molto grandi si sente perso come in un labirinto.

Nikal Solutions supporta le aziende in questo servizio garantendo sia figure professionali all’ingresso delle sedi per un servizio di qualità che schermi da posizionare nei punti più trafficati dell’edificio. Si tratta di monitor touch screen con un software in grado di dare informazioni preimpostate e quindi di guidare il visitatore, ma anche di collegarsi con una persona reale che può fornire assistenza al cliente. Con questo sistema misto di accoglienza (umano e virtuale), si offre un servizio efficiente e allo stesso tempo si evita di impiegare una risorsa a tempo pieno per una richiesta che avviene solo sporadicamente.

Receptionist virtuale per clienti

Leggi anche: Di cosa si occupa una Receptionist? Ecco le principali mansioni

Vantaggi e svantaggi di una receptionist virtuale

Chi sceglie di optare solo per un assistente virtuale, come stanno facendo alcuni alberghi e aeroporti, può garantire efficienza e doti organizzative, ma pecca sulle capacità di relazione e comunicazione. La receptionist virtuale fornisce qualsiasi tipo di informazione, permette all’azienda di velocizzare la gestione e la registrazione dei visitatori rendendo il processo automatico, ma non facile per tutti i clienti.

Pensiamo ad esempio alle persone in età avanzata che hanno meno dimistichezza con gli apparati elettronici o alcune aree del paese che hanno un sistema informatico ancora poco diffuso. La reception virtuale comporta un impatto con un ologramma, un robot o schermo e quindi gli utenti potrebbero trovarsi disorientati.

Per questo spesso a una receptionist virtuale viene affiancata in qualche modo un’assistente in carne e ossa, che è proprio la proposta di Nikal per facilitare la registrazione e garantire comunque un’accoglienza calda che ci si aspetta e che un “robot” da solo non può dare. In questo modo si eviteranno file snervanti e scomode e un servizio rapido ed efficiente.

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receptionist

Di cosa si occupa una Receptionist? Ecco le principali mansioni

La receptionist è solitamente la prima figura con cui il cliente di un’azienda o di un’impresa viene in contatto. Il suo compito principale è accogliere il cliente al suo arrivo e indirizzarlo verso la persona o il servizio più appropriato. Conosciamo nello specifico chi è una receptionist e di cosa si occupa.

Receptionist: chi è?

La receptionist è una figura professionale specializzata nell’accoglienza e nel primo contatto con la clientela. Solitamente la sua postazione si colloca all’entrata di uffici, aziende, hotel, ristoranti, studi professionali e altre realtà dotate di un’area ricettiva all’ingresso. In genere questa figura è inserita all’interno di un team aziendale, ma può anche essere contattata tramite ditte esterne. Come Nikal Solutions, che offre receptionist altamente qualificate in grado di garantire un servizio di alta qualità.

Competenze necessarie

Le competenze necessarie richieste a chi opera in reception riguardano la preparazione e l’educazione, indispensabili per interfacciarsi con la clientela. Per prima cosa una receptionist deve essere sempre gentile e sorridente: l’immagine è fondamentale, e un sorriso garbato e piacevole può fare la differenza anche nella risoluzione dei problemi. Deve anche essere preparata, con un’ottima dialettica, capacità di problem solving e in grado di rapportarsi in modo proattivo. Deve saper comunicare e comprendere le richieste dell’utente per poterlo indirizzare nel modo giusto. La receptionist è la prima figura che rappresenta l’identità di un’azienda, e un bel sorriso è la chiave d’accesso per far sì che i clienti ne abbiano subito una buona prima impressione.

Leggi anche: Problem Solving: cosa significa ed esempi pratici

Cosa fa una receptionist

La receptionist è il biglietto di visita di un’impresa. Oltre ad una cortese accoglienza, in base al tipo di azienda le mansioni richieste sono:

  • fornire informazioni generali al cliente e indirizzarlo in base alle sue esigenze
  • accompagnare l’utente all'interno dell'edificio, nel luogo di destinazione (ufficio, stanza o reparto)
  • gestire telefonate, posta elettronica, fax e appuntamenti
  • provvedere all’immissione di dati, fatturazione e contabilità
  • organizzare e coordinare riunioni interne all’azienda
  • in alcuni casi, promuovere servizi e/o prodotti della società

Accoglienza, assistenza e organizzazione: il ruolo della receptionist è dunque fondamentale per l’immagine e la credibilità di un’azienda. Una buona mediazione con il cliente costituisce il primo passo per un rapporto di collaborazione e partnership duraturo.

Leggi anche: Brand Identity: cos’è e come costruirla in maniera efficace

 

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promoter

Promoter: cosa fa e requisiti necessari

La professione di promoter è legata al marketing operativo e all’engagement proattivo. Ma cosa fa esattamente? Scopriamo insieme questo lavoro e i requisiti necessari per accedervi.

Un errore comune è quello di confondere il lavoro di promoter con quello di hostess. Le differenze tra i due sono sostanziali, pur condividendo doti comuni come cortesia, capacità comunicative e proattività. Il promoter ha il compito di promuovere un prodotto o un servizio orientando la clientela all’acquisto.

Cosa fa un promoter?

Il promoter si occupa della promozione diretta di brand, prodotti, servizi, eventi o iniziative di vario tipo. Il suo ruolo rientra nell’ambito del direct marketing e delle vendite e consiste nell’orientare il cliente all’acquisto. Si tratta di un lavoro flessibile molto ricercato tra i giovani, soprattutto studenti. Si svolge principalmente nel fine settimana e ha luogo in stand o banchetti all’interno di spazi commerciali, oppure all’esterno in fiere, piazze, stazioni o luoghi frequentati.

Leggi anche: Switchboard, front office e reception: consigli utili su come accogliere i clienti 

Obiettivo: incrementare le vendite

L’attività principale di un promoter è quella di avvicinare il cliente e cercare fin da subito di catturare la sua attenzione. L’ obiettivo è quello di incrementare le vendite, perciò dopo un primo approccio passerà ad illustrare informazioni su prodotti, eventi o iniziative cercando di essere esaustivo in pochi minuti. Infine, prima di congedare il potenziale cliente, è sempre bene lasciare volantini, brochure o gadget.

promoter-da-informazioni

Requisiti necessari

Essendo il lavoro di promoter un’attività in cui è richiesto il contatto con il pubblico, i requisiti necessari sono legati alle doti comunicative. La caratteristica principale è la proattività, vale a dire la capacità di mettersi in gioco attivamente intercettando l’attenzione del cliente. Dovendo per molte ore al giorno dialogare con i passanti, educazione e cortesia sono fondamentali. Allo stesso modo è importante la strategia, e quindi le capacità comunicative. Deve avere un’ottima padronanza della lingua italiana e possibilmente saper parlare una o più lingue straniere. Un bravo promoter deve essere gentile, paziente e molto persuasivo. Solo così è possibile instaurare un rapporto di fidelizzazione con il cliente e indurlo all’acquisto.

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Hostess o promoter

Hostess o promoter? Scopriamo le differenze

Hostess e promoter sono due figure professionali che spesso vengono associate come simili, così come simili vengono considerati i servizi che offrono. In realtà, si tratta di un comune errore. Confondersi è facile, ma scegliere la figura professionale sbagliata per la propria attività di promozione può portare a risultati spiacevoli.

È bene dunque informarsi e conoscere attentamente le caratteristiche e le differenze di questi due lavori. Scopriamole insieme.

Hostess: accoglienza, immagine, cortesia

L’hostess è una figura professionale prevalentemente d’immagine. Il suo compito è accogliere, per questo sono necessarie alcune caratteristiche fisiche: giovane età, bell’aspetto, altezza minima. Si richiedono anche cortesia e conoscenza di una o più lingue, fondamentali per relazionarsi con gli interlocutori spesso stranieri. L’hostess con la sua immagine e comunicazione deve rappresentare al massimo l’identità dell’azienda.

Dove è richiesta e cosa fa

L’hostess lavora solitamente nel weekend e nei giorni festivi. Viene richiesta negli ambiti e contesti più disparati: convegni, fiere, eventi aziendali, ma anche sportivi o musicali, cene di gala, manifestazioni di vario tipo. Il suo compito è offrire accoglienza, supporto e assistenza, sia nella fase organizzativa che durante lo svolgimento dell’evento. Competenza, proattività e cortesia sono indispensabili per un servizio di alto livello.

Leggi anche: Customer service, l’assistenza al cliente è fondamentale per un’azienda

Promoter

Promoter: marketing operativo ed engagement proattivo

La promoter è una professione legata all’attività di marketing operativo ed engagement proattivo. Il suo ruolo consiste nella promozione diretta di brand, prodotti, servizi ed eventi di vario tipo. Rispetto alla hostess, non è fondamentale essere di bell’aspetto, così come non lo è la giovane età. I requisiti fondamentali sono invece una buona dialettica, spigliatezza e un pizzico di empatia, in grado richiamare il potenziale cliente.

Dove lavora e quali sono i suoi obiettivi

La promoter lavora soprattutto all’interno di spazi commerciali, fiere o luoghi pubblici, solitamente presso uno stand. Rispetto alla hostess, la promoter non deve accogliere ma interagire. La sua professione è legata al direct marketing con l’obiettivo di incrementare le vendite. Occorre soprattutto una buona comunicazione per riuscire ad attirare il potenziale cliente ed orientarlo verso l’acquisto.

Hostess e promoter condividono entrambe capacità di comunicazione, cortesia e proattività. Conoscere le caratteristiche e le differenze di queste due professioni, però, è importante per capire di che tipo di promozione l’attività ha bisogno. Reclutare i/le giusti/e promoter ed hostess è importante per accrescere la credibilità del gruppo ed apparire in tutto il suo prestigio.

 

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Accoglienza clienti - Nikal FM

Switchboard, front office e reception: consigli utili su come accogliere i clienti 

Il personale di un’azienda che è preposto al ricevimento dei clienti è una figura chiave in ogni tipo di struttura lavorativa. Chi ricopre il ruolo in front office, reception, centralino o accoglienza ospiti deve sapere che in quel momento rappresenta l’azienda ed è quindi per il cliente un punto di riferimento. Una sorta di biglietto da visita con cui si entra per primi in contatto, quindi è importante fare un’ottima impressione. 

I clienti, o nel caso di un evento o convegno gli ospiti, sono persone fondamentali, la loro soddisfazione rappresenta il successo di un’azienda o di un determinato evento. Accogliere bene la clientela garantisce un sicuro ritorno economico o di immagine per tutta l’organizzazione.

Il primo approccio non si scorda mai

Chi si occupa dell’accoglienza deve presentarsi sul luogo di lavoro alcuni minuti prima del suo turno per un eventuale passaggio di consegne con il collega o per organizzare il desk prima dell’arrivo di ospiti o clienti. È un lavoro che richiede doti comunicative, relazionali, organizzative, un certo savoir-faire, la conoscenza di almeno una lingua straniera, competenze gestionali e una buona conoscenza degli strumenti informatici di base.

Le persone che arrivano devono sentirsi accolte e nulla è meglio di un sorriso sia dal vivo ma anche al telefono. Il saluto e il sorriso non sono solo sintomo di buona educazione, ma permettono con poche frasi di entrare in sintonia con la persona che si ha davanti. La cortesia e l’ascolto prima di tutto.

Osservare e parlare

Il front office ha pochi secondi per comprendere le esigenze del cliente e provare a indirizzarlo perché queste vengano soddisfatte. Un veloce scambio di battute permetterà di accogliere bene la persona e valutare di cosa ha bisogno. Osservarla e parlarci chiaramente porterà verso la scelta migliore. Tutti i clienti sono uguali, vanno tutti accolti con la stessa attenzione e riguardo.

L’accoglienza del cliente passa anche per l’abbigliamento

Soprattutto chi si occupa di accoglienza ospiti, magari in una fiera o in eventi aziendali, deve essere efficiente e professionale. Rapidi ma non frettolosi nel fare ad esempio le registrazioni in un convegno, evitare il formarsi di lunghe file di attesa, consegnare il materiale informativo o presentare con attenzione un determinato prodotto.

L’abbigliamento deve essere adeguato rispetto al luogo di lavoro. Di sicuro non bisogna portare abiti che mettano i clienti a disagio o che non diano un’immagine curata e pulita. L’acquisizione e la fidelizzazione dei clienti passa da questi appuntamenti, per cui il personale che fa accoglienza è di fatto immagine dell’azienda stessa.

Come approcciarsi al telefono

Chi lavora in un call center o in un front-office deve avere abilità comunicative, saper parlare lentamente e chiaramente con la persona che è dall'altra parte. La gestione delle telefonate in entrata e in uscita non è un compito da sottovalutare. Il tono di voce deve essere professionale e bisogna essere certi che le parole vengano comprese bene.

Il cliente vuole informazioni precise e richiede conoscenze approfondite, mai dare quindi risposte vaghe. È bene per questo anche conoscere tutte le mansioni dei rispettivi uffici a cui si smistano le telefonate. La voce spesso tradisce l’umore, per cui bisogna cercare sempre di apparire sorridenti, e se capita una telefonata con un cliente piuttosto arrabbiato è bene prendersi qualche minuto di pausa prima di passare alla prossima chiamata. Un minimo di preparazione psicologica aiuta di sicuro a gestire con equilibrio e tranquillità anche le telefonate più stressanti. 

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