Inventario di magazzino

5 Consigli utili su come scrivere un inventario per un magazzino

La gestione del magazzino è una delle attività più importanti per un’azienda. Per organizzare al meglio un magazzino è necessario compilare nel migliore dei modi un inventario, che aiuti a tenere sotto controllo i prodotti in entrata e in uscita (per evitare complicazioni nella consegna delle merci e soddisfare i clienti) e quindi anche la contabilità.

Perché è così importante? Per una società gli articoli in magazzino sono considerati beni aziendali ed è quindi importante conoscerne numeri e valori. Nell’inventario, infatti, non va necessariamente inserito tutto, ma solo ciò che si vuole assicurare in caso di furto, incendio o di qualsiasi altro incidente.

La gestione del magazzino in outsourcing

Gestire il magazzino in modo corretto porta ad una elevata efficienza e quindi ad un vantaggio rispetto ad un proprio competitor. Per questo alcune aziende preferiscono darlo in gestione (in outsourcing) a società esterne specializzate, come Nikal Solutions, che hanno competenze e strumenti che permettono di raggiungere elevati standard di efficienza e di ridurre i costi. Nikal è in grado di mettere in campo un team esperto per gestire un magazzino/archivio fisico o digitale.

5 Consigli utili su come redigere un inventario

Un buon inventario deve essere chiaro, semplice ed esauriente. Non si tratta solo di contare e spostare la merce o di stabilire il valore del materiale in magazzino, perché nulla sfugga all’attento controllo. Bisogna soprattutto verificare i prodotti in giacenza, confrontarli periodicamente con la merce venduta e quindi valutare l’acquisto di nuovo materiale.

Ma come si fa un buon inventario, non perdendo troppo tempo e azzerando le ansie da errore? Ci sono una serie di azioni da fare.

1# Inventario manuale o digitale

Prima di tutto è consigliabile utilizzare un buon software di gestione inventariale di magazzino, perché facilita il lavoro e ottimizza i tempi. In caso contrario bisognerà abbandonare la tecnologia e utilizzare carta, penna, evidenziatori e calcolatrice per dare subito un ordine al vostro elenco. Andranno indicati descrizione e quantità del prodotto, numero di serie, nome del produttore e prezzo di vendita, data di arrivo e di vendita. In caso di prodotti freschi, è di vitale importanza segnare anche data di scadenza.

magazzino gestione

2# Come ordinare la merce in magazzino

Creare categorie e sottocategorie e dividere la merce per ripiani è un buon metodo per avere ordine in magazzino. La merce della stessa tipologia va riposta nello stesso piano, nel caso di abbigliamento ad esempio si divide per tipo di capo, taglia e colore. Il modo in cui sarà riposta la merce faciliterà l’individuazione al primo colpo d’occhio. La merce più venduta o utilizzata è bene che venga posizionata in una zona facilmente accessibile o ad altezza occhio, lasciando in secondo piano i prodotti meno richiesti.

3# Con quale cadenza fare l’inventario

L’inventario va fatto con una cadenza fissa, stabilendo ad esempio tre date durante l’anno in cui dedicarsi a questa attività. Più il nostro prospetto è aggiornato e più sarà facile completare l’inventario finale. 

4# Documenti e copie in archivio

Le copie dell’inventario vanno tenute con estrema cura, se possibile sia in archivio digitale che cartaceo, in un luogo in cui non vadano perse e dove possono essere consultate da tutti all’occorrenza. Per completare l’inventario è bene fare la scannerizzazione di alcuni documenti o foto che possano essere utili per tracciare i prodotti. Si consiglia di tenere sempre una copia dell’inventario in un posto sicuro fuori sede o eventualmente in server in cloud.

5# Conoscere e controllare le giacenze

L’inventario ci permette di conoscere le giacenze e il valore del magazzino, di non esaurire i prodotti più richiesti e di sapere quindi quando riordinarli. È importante anche utilizzare i dati raccolti per sapere quali sono i best seller e quali i prodotti che invece non incontrano il gusto degli acquirenti, così da analizzare i costi ed eventualmente orientare l’attività su altre proposte. Nel caso di prodotti freschi (cibo) l’inventario è vitale per non sprecare la merce e spingerne la vendita nei tempi giusti.

 

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Gestione del magazzino in outsourcing: tutti i vantaggi

Gestione del magazzino: tutti i vantaggi dell’outsourcing

Gestire un magazzino può sembrare uno scherzo da ragazzi, ma invece è un lavoro molto complesso, che richiede un lavoro di “squadra” e una suddivisione dei compiti piuttosto dettagliata. L’organizzazione è, quindi, una parola chiave in questo tipo di attività che prevede diverse fasi di lavoro e l’interazione di alcune figure professionali.

Quando si fa riferimento alla gestione del magazzino dobbiamo considerare tutte quelle attività che vanno dallo spostamento delle merci alla fatturazione. Più l’azienda è grande e più la gestione sarà difficile e complessa. Ma ci sono anche altri fattori che influiscono, come la natura delle merci e la varietà. Inoltre la disorganizzazione può portare a ritardi nelle consegne e a creare malcontento tra i clienti.

Quindi nella gestione del magazzino va monitorato non solo il flusso di merce in entrata e in uscita, ma anche tutta una serie di operazioni che fanno parte della catena. Può accadere che alcune aziende preferiscano dare la gestione del magazzino in full outsourcing, ovvero la totale gestione a società esterne. In pratica l’azienda delega tutta questa attività a un operatore specializzato. Oppure in outsourcing house: l’azienda in questo caso usufruisce di competenze esterne ma presso la propria struttura.

Qual è il vantaggio della gestione in outsourcing?

Sicuramente economico, c’è un notevole contenimento dei costi (soprattutto con la formula full outsourcing) e una maggiore efficienza, visto che ci si affida a professionisti del settore che hanno tutta una serie di strumenti a disposizione. Ogni lavoro nel magazzino comporta una gestione delle anagrafiche di clienti e fornitori, di prodotti e listini prezzi. E poi ancora preventivi, ordini, documenti di trasporto, fatture, carichi e scarichi. Va tenuta sotto controllo anche la rotazione delle merci, in base anche al deterioramento e alla richiesta sul mercato.

Per organizzare al meglio un magazzino, quindi, sono necessari:

  • Un piano di logistica, un progetto tecnico e operativo per disporre dei dati in maniera facile;
  • Un controllo degli ordini di acquisto e delle scadenze,
  • Creare cataloghi personalizzati rende il magazzino efficiente;
  • La registrazione di tutti i beni in entrata e in uscita;
  • Imballaggi e confezionamenti adeguati al tipo di merce e di spedizione;
  • Conservazione e stoccaggio della merce in base alle norme del settore;
  • Consegna e distribuzione nei tempi giusti;
  • Inventario del magazzino, per tenere sotto controllo tutte le attività e gestire la contabilità.

Tutto questo lavoro è possibile grazie all'impiego di personale specializzato e qualificato; al rispetto di tutte le norme per la sicurezza della struttura (è fondamentale lavorare in un ambiente sano utilizzando tutte le protezioni necessarie, oltre ad effettuare revisioni e manutenzioni sui macchinari); ai metodi per tenere in ordine tutta la documentazione di riferimento; e a una logistica che funzioni a dovere nel coordinare tutte le attività della catena di distribuzione.

La gestione del magazzino in outsourcing, quindi, è vantaggiosa per le aziende, che hanno minori costi e responsabilità, una migliore qualità dei servizi e ottimizzazione del lavoro. Il cliente non guarda solo alla qualità del prodotto che riceve, ma anche all’efficienza del servizio di trasporto e consegna.

Contattaci per sapere di più sui nostri servizi di logistica e gestione del magazzino in outsourcing

 

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