Problem Solving: cosa significa ed esempi pratici

Si parla spesso di problem solving all’interno di un’azienda. Ma cosa significa esattamente?

Problem solving è un’espressione inglese che vuol dire risoluzione dei problemi, ovvero la capacità di trovare la migliore risposta possibile in modo veloce e responsabile. Ma in cosa consiste precisamente il problem solving? Vediamo tecniche ed esempi pratici in ambito aziendale.

In un’azienda i problemi non sono mai un’eccezione, ma una regola. Gli ostacoli, piccoli o grandi, sono all’ordine del giorno e imparare a gestirli fa parte del gioco. È necessario quindi avvalersi di una o più figure professionali all’interno del team di lavoro, oppure affidarsi a personale esterno qualificato, come quello di Nikal Solutions, in grado di rispondere a tutte le esigenze di problem solving e proattività.

La prima regola: definire il problema

I problemi in cui ci imbattiamo quotidianamente sono tutti diversi gli uni dagli altri, quindi non ci sono soluzioni già pronte. Tutto ciò che occorre è una mente elastica e alcune tecniche o strategie per sviluppare le giuste soluzioni. Nel problem solving la prima regola è definire il problema. Prima di cercare la soluzione è importante analizzare attentamente la situazione e non confondere il sintomo con la causa. Successivamente, si andrà ad affrontare il problema attraverso vari step:

  • Mappe mentali: scomporre situazioni complesse in modo semplice per inquadrare più facilmente il problema e individuare le possibili soluzioni;
  • Brainstorming: generare idee che stimolano la creazione di soluzioni;
  • Scegliere le soluzioni migliori: selezionare le soluzioni che possono risultare più adatte alle aspettative di successo e più tollerabili in caso di fallimento;
  • Organizzare il piano: è la fase decisiva del problem solving. Portare a compimento la soluzione scelta. Bisogna organizzare il piano di risoluzione del problema, monitorarlo in corso d’opera e valutarne gli esiti e il successo.

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Leggi anche: Calendario aziendale condiviso: ecco perché è importante

Alcuni esempi pratici di problem solving

Il problem solving è l’arte di trovare soluzioni. È una competenza trasversale, o “soft skill”, che comprende attributi caratteriali, abilità pratiche e comunicative spendibili in ogni campo. Vediamo alcuni esempi pratici di problem solving attraverso una situazione tipo in ambito aziendale. Supponiamo che ci sia un dipendente che vuole licenziarsi perché insoddisfatto. Cosa dovrebbe fare un professionista di problem solving?

  • Definire il problema: capire se riguarda un solo dipendente o se ci sono più dipendenti insoddisfatti;
  • Capire le esigenze della persona o delle persone coinvolte: le doti empatiche in questo caso sono fondamentali;
  • Elaborare delle soluzioni (brainstorming): le migliori saranno le più stabili, non quelle più sbrigative;
  • Ascoltare attentamente tutte le richieste, magari compilando una lista;
  • Gestire i conflitti: la soluzione migliore sarà quella che soddisfa gli interessi di tutti;
  • Affidare alle persone coinvolte alcune responsabilità per testare l’efficacia della soluzione trovata.

Avere un professionista del problem solving aumenta la serietà e l’efficienza dell’azienda, sempre al servizio del cliente.

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Calendario aziendale condiviso

Calendario aziendale condiviso: ecco perché è importante

Un calendario aziendale permette di tenere sotto controllo tutti gli appuntamenti principali della nostra attività, ricordare gli impegni e gestire in modo efficiente il tempo. Tenere una traccia scritta e condivisa aiuta a non dimenticare nulla. In un contesto lavorativo, l’organizzazione degli impegni e del tempo assume una grossa rilevanza. Questo riguarda soprattutto gli impegni di una segretaria o di un’assistente che organizza e gestisce gli appuntamenti del proprio capo o di altri dipendenti.

Gli obiettivi di un calendario aziendale

Avere un calendario condiviso è una necessità di ogni azienda, perché è uno strumento importante che permette di lavorare in modo ordinato ed efficiente. Un calendario aziendale contribuisce a:

  • ottimizzare e pianificare il lavoro settimanale o mensile
  • gestire tutti gli appuntamenti senza dimenticare nulla
  • tenere traccia scritta e condivisa degli impegni e dei compiti assegnati
  • migliorare i processi lavorativi dei dipendenti
  • aumentare l’efficienza all’interno dell’ufficio.

Calendario aziendale cartaceo

Come realizzare un calendario aziendale condiviso

Qual è il metodo più corretto per redigere un calendario? Sicuramente una traccia cartacea è necessaria, ma avere anche un formato excel o cloud permette a tutti di essere sempre informati, di avere le informazioni di cui si ha bisogno sempre fruibili, di mantenere una certa riservatezza e, soprattutto, di non perdere traccia di quanto fatto/da fare.

  • Calendario cartaceo: il planning settimanale esposto e visibile a tutti consente ad ognuno di essere informato sull’attività aziendale. Può peccare di riservatezza e non è gestibile all’esterno dell’ufficio.
  • Calendario su computer: l’utilizzo di programmi, come excel ad esempio, permettono di velocizzare il calendario, di poterlo modificare e duplicare con estrema facilità, di suddividerlo per team o progetti. La lavorazione può essere più laboriosa ed è necessario che tutti abbiano la stessa versione del software.
  • Calendario su applicazioni web: i calendari che si possono creare in condivisione su web o software in cloud facilitano il lavoro di tutti e permettono di pianificare appuntamenti e attività. Sono consultabili sempre, permettono la visione e la gestione in contemporanea da parte di più utenti e si possono visualizzare anche con criteri e filtri.

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Gestione degli ordini helpdesk

Gestione degli ordini, come farlo in maniera efficiente e migliorare il proprio business

Uno dei segreti per avere un’azienda efficiente è la corretta gestione degli ordini, un processo che fa parte della logistica ed è parte integrante dell’economia di un’impresa. Si tratta di una fase dell’attività lavorativa molto delicata, perché incide sulla soddisfazione dei clienti (e indirettamente su quella dei fornitori) che tramite l’ordine ricevono il servizio che hanno richiesto. 

Al giorno d’oggi, infatti, la concorrenza non si basa solo sulla qualità del prodotto e sul prezzo (ormai due caratteristiche che generalmente sono piuttosto allineate e di buon livello), ma sulla velocità e sulla precisione della consegna.

I benefici di una fluida gestione degli ordini

L’ordine di acquisto di un bene fatto da un cliente si può definire come un contratto che autorizza un’azienda a fornire un bene a un prezzo stabilito. Per cui un cliente, molto spesso attraverso il web, richiede un determinato prodotto, paga (a seconda delle modalità previste) e poi attende la spedizione e la consegna nei tempi previsti al momento dell’ordine.

La gestione degli ordini via web è molto funzionale sia per l’azienda, che così ha tutto registrato e sotto controllo tramite computer, che per il cliente che può seguire da pc o da una app su cellulare lo stato del proprio ordine. Il cliente viene, infatti, costantemente aggiornato e questo permette di snellire il processo, evitando contatti via telefono per richieste di informazioni che vengono preventivamente già inviate. La gestione via web permette anche di avere un rapporto diretto con il cliente in caso di reclamo o di altre difficoltà.

Da leggere: Come creare un calendario aziendale condiviso

La gestione del magazzino e la velocità di evasione degli ordini

Il picking è l’attività di preparazione degli ordini, che parte dal prelievo della merce dagli scaffali fino ad arrivare alla consegna nell’unità di spedizione. È un’operazione molto importante che richiede una buona quantità di forza lavoro, costi, sicurezza e che contribuisce alla produttività e all’efficienza dell’azienda. In questa fase, infatti, ci si gioca buona parte della soddisfazione del cliente.

La comunicazione e la movimentazione all’interno del magazzino sono fondamentali in questa fase del processo di vendita. Un magazzino con sistemi di automazione, con la merce perfettamente sistemata negli scaffali e forniture di prodotti adeguate permettono una velocità di evasione degli ordini. L’ottimizzazione di tutti questi processi consente di arrivare a una soluzione rapida e di concludere tutte le commesse nei tempi stabiliti.

Gestione degli ordini: aspetti fondamentali

Ogni prodotto è accompagnato da alcuni documenti fondamentali per la gestione del magazzino: da quelli riguardanti l’inventario delle giacenze ai documenti di trasporto, fino alla fatturazione che è proprio il documento centrale dell’acquisto/vendita.

Nella gestione degli ordini rientrano quindi i seguenti aspetti fondamentali: la riduzione dei tempi per evadere gli ordini stessi, l’efficienza e il controllo dei documenti, una serie di benefici diretti e indiretti, come ad esempio un nuovo acquisto di un cliente soddisfatto in passato che sarà spontaneamente promotore di un buon passaparola.

La gestione degli ordini, delle fatture e a dei pagamenti regolari contribuirà anche a creare un buon rapporto con i fornitori: evadere correttamente un ordine permette di avere buoni incassi sia in fatto di numeri che di tempistiche, come pure una buona gestione della cassa consente di effettuare i pagamenti ai fornitori senza ritardi. Questo ci consentirà di ottenere agevolazioni e sconti nei futuri acquisti, ma anche attenzione in caso di emergenza o necessità.

 

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Customer service, servizio assistenza clienti

Customer service, l’assistenza al cliente è fondamentale per un’azienda

La forza di un’azienda oggi è sicuramente il cliente, più del prodotto in sé. Vediamo perché un cliente soddisfatto del prodotto e del servizio che la società gli ha fornito è portato a fidelizzarsi, generando un passaparola che porterà a nuovi possibili acquirenti. In caso contrario, un cliente non soddisfatto abbandonerà l’azienda rivolgendosi a un competitor, con conseguente perdita di guadagni e di altri acquirenti. Sarà una cattiva pubblicità.

Servizio clienti, capacità ed efficienza 

Per questo oltre alla qualità dei prodotti, avere un servizio clienti efficiente è assolutamente un punto a favore dell’azienda. L’assistenza agli acquirenti accresce la competenza e l’efficacia, fa sentire il cliente coccolato e importante prima, durante e dopo l’acquisto.

Condividere con il cliente tutte le informazioni relative al suo acquisto è una buona strategia per farlo sentire partecipe e non abbandonato. Ad esempio una buona assistenza al cliente informa su come procede l’operazione passo passo, via mail o ancora con un sistema di notifiche o messaggistica per telefono. In modo da non disturbare l’acquirente, ma tenendolo comunque a conoscenza di come procedere il suo ordine. Uno scambio di informazioni fondamentale che porterà all'azienda nuovi profitti.

Le mansioni del customer service

L’esperienza positiva di un acquisto cambia l’opinione del cliente. Per questo anche il personale che opera in un customer service deve essere adeguatamente formato e deve avere servizi innovativi come alcuni canali digitali che utilizzano l’intelligenza artificiale. Le chatbot per esempio permettono di gestire in maniera veloce un alto volume di richieste.

L’era digitale ha stravolto il modo con cui le aziende interagiscono con i clienti, ma questo favorisce non solo il contatto con l’acquirente ma anche il lavoro degli operatori stessi. Il cliente è esigente e l’addetto al servizio deve avere diverse competenze su: operazioni di vendita, gestione degli ordini, tecniche di marketing e analisi dei prodotti.

Necessaria anche una buona dimestichezza con i programmi informatici per l’archiviazione degli ordini e delle banche dati dei clienti. Fondamentale la propensione al problem solving, l’attitudine alla comunicazione e ai rapporti interpersonali, la gestione di reclami e contenziosi e lo scambio di informazioni con i clienti su tutti i dettagli degli ordini e il loro avanzamento. 

Customer service in outsourcing

Il servizio clienti può essere dato anche in gestione a una società esterna specializzata, questo perché spesso gestirlo in proprio comporta una serie di azioni non sempre economiche. Dare il customer service in outsourcing, infatti, permette di tagliare alcuni costi come quello della formazione o aggiornamento dei dipendenti e quello di avere sempre una tecnologia avanzata a disposizione.

Chi può fornire servizi come questo, si affida sempre a un personale altamente specializzato, in grado di essere molto efficiente e competitivo sul mercato. Questo ovviamente comporta una soddisfazione del cliente e introiti maggiori per l’azienda. Se il cliente è soddisfatto di tutta una serie di servizi che riceve sarà portato, infatti, a servirsi ancora presso quell'azienda.

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