Un calendario aziendale permette di tenere sotto controllo tutti gli appuntamenti principali della nostra attività, ricordare gli impegni e gestire in modo efficiente il tempo. Tenere una traccia scritta e condivisa aiuta a non dimenticare nulla. In un contesto lavorativo, l’organizzazione degli impegni e del tempo assume una grossa rilevanza. Questo riguarda soprattutto gli impegni di una segretaria o di un’assistente che organizza e gestisce gli appuntamenti del proprio capo o di altri dipendenti.

Gli obiettivi di un calendario aziendale

Avere un calendario condiviso è una necessità di ogni azienda, perché è uno strumento importante che permette di lavorare in modo ordinato ed efficiente. Un calendario aziendale contribuisce a:

  • ottimizzare e pianificare il lavoro settimanale o mensile
  • gestire tutti gli appuntamenti senza dimenticare nulla
  • tenere traccia scritta e condivisa degli impegni e dei compiti assegnati
  • migliorare i processi lavorativi dei dipendenti
  • aumentare l’efficienza all’interno dell’ufficio.

Calendario aziendale cartaceo

Come realizzare un calendario aziendale condiviso

Qual è il metodo più corretto per redigere un calendario? Sicuramente una traccia cartacea è necessaria, ma avere anche un formato excel o cloud permette a tutti di essere sempre informati, di avere le informazioni di cui si ha bisogno sempre fruibili, di mantenere una certa riservatezza e, soprattutto, di non perdere traccia di quanto fatto/da fare.

  • Calendario cartaceo: il planning settimanale esposto e visibile a tutti consente ad ognuno di essere informato sull’attività aziendale. Può peccare di riservatezza e non è gestibile all’esterno dell’ufficio.
  • Calendario su computer: l’utilizzo di programmi, come excel ad esempio, permettono di velocizzare il calendario, di poterlo modificare e duplicare con estrema facilità, di suddividerlo per team o progetti. La lavorazione può essere più laboriosa ed è necessario che tutti abbiano la stessa versione del software.
  • Calendario su applicazioni web: i calendari che si possono creare in condivisione su web o software in cloud facilitano il lavoro di tutti e permettono di pianificare appuntamenti e attività. Sono consultabili sempre, permettono la visione e la gestione in contemporanea da parte di più utenti e si possono visualizzare anche con criteri e filtri.

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